Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

Ставить ли печать на грамоту

Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

Печать на документе: какую ставить

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В ГОСТ Р 6.30–2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001.

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет.
Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины.

На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение.

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Исполнительные листы.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников , имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.

Ставить ли печать на грамотах

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей.

Ставят ли печать на грамоту

Такое поощрение работника – целое событие и непременно должно найти свое отражение в трудовой книжке.

О том, как внести соответствующую запись в трудовую, мы расскажем ниже.

  1. Сотрудник отдела кадров или работодатель должны выпустить приказ по организации о назначении благодарности конкретному сотруднику.
  2. Далее поднимается личное дело работника, извлекается трудовая книжка.
  3. В трудовой находим разворот, посвященный внесению сведений о награждениях работника.
  4. Находим крайнюю левую колонку и в ней указываем порядковый номер, с учетом арабской нумерации.

На ней обязательно должна быть сделана отметка о дате и поставлена подпись.

К ней также выдвигается ряд дополнительных требований:

  • Она не должна быть бледной или проставленной не полностью;
  • После неё не должно оставаться грязи;
  • Используемая печать может быть только овальной или прямоугольной формы.

Где ставить печать в трудовой книжке при увольнении? Для визирования записи в бланке используется другая простановка. Ставить отметку необходимо так, чтобы она одной своей половиной захватывала трудовые данные, а второй заходила на ссылку на соответствующий приказ. Именно такая простановка считается верной.

Вид печати

Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда

Приравненная к гербовой

Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики

Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения

Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств

Приравненная к гербовой

Локальные нормативные акты работодателя

Приравненная к гербовой

Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы

Простая печать (структурного подразделения)

Трудовые книжки

Приравненная к гербовой

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа.

При этом направляем вам;…» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги — это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Печать благодарственных писем

Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия.

с новой строки дается информация о награде, а также кратко описываются заслуги, которые способствовали ее выдаче. Примеры приведены в пункте выше.

  • Завершающий штрих – постановка номера приказа в четвертом столбце, в соответствии с которым делается запись. Пишется как номер приказа, так и дата его выхода. Затем ставится печать организации и подпись руководителя или его заместителя. На этом заполнение трудовой можно считать законченным.

Заполнять графы нужно только черной или синей ручкой и по возможности – разборчивым почерком.

При наличии дисциплинарных взысканий, запись о них вносится в соответствии с правилами, описанными тут.

Сведения о награждениях в трудовой книжке — образец:

На каком основании?

Основанием для внесения в трудовую книжку записи о награждения, помимо факта самого награждения является приказ.

Первое, это конечно само благодарственное письмо, которое подписано руководителем организации и передается работнику за его заслуги.

Второй документ, это приказ, имеющий свою установленную дату и номер.

Благодарственное письмо вручается много позже чем выходит приказ.

В приказе дается расшифровка заслуг работника, а также подробно описывается кому присваивается данная благодарность. Как правило приказ должен быть вывешен на всеобщее обозрение, например на стенде для того, чтобы сотрудники могли с ним ознакомится. На сновании приказа заполняется трудовая книжка, а также сама грамота или письмо.

Что дает благодарность в трудовой?

Запись о благодарности в трудовой дает определяющее значение.

Свиток: что куда писать Какие сведения о поощрениях заносятся в трудовую книжку? В трудовой книжке такие сведения фиксируются в двух разделах: “Сведения о поощрениях” и “Сведения о награждениях”.

В раздел “Сведения о поощрениях” вносятся следующие данные: – о поощрениях за успехи в труде на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренные ст.

131 КЗоТ РФ, уставами и положениями о дисциплине, правилами внутреннего трудового распорядка (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком или Почетной грамотой, занесение в Книгу почета и на Доску почета и др.); – других поощрениях, согласно действующему законодательству, в т. ч.

При увольнении ставится ли печать на блогодарностях

№ 225, не устанавливает.
НК РФ).

Если в документе листов много, то можно либо заверить каждую страницу, либо сшить документ, пронумеровать листы и заверить сразу всю прошивку.

Подробные правила таких подшивок приведены в Письме Мифнина:

— сшиваются не более 150 листов;

— нумерация сплошная, каждого листа арабскими цифрами, начиная с единицы;

— листы сшиваются прочной нитью на 2- 4 прокола и концы выводятся на оборотную сторону последнего листа;

— на оборотную сторону последнего листа, на место скрепления прошивки наклеивается бумажный прямоугольник, примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм. Наклейка должна укрыть место скрепления полностью.

Источник: http://nasledstva-centr.ru/stavit-li-pechat-na-gramotu/

Ставится ли печать на официальных письмах

Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

Вопрос, ставится ли печать организации. Можно печать не ставить, если письмо выполнено на бланке организации:sm3: нов все же лучше ставить, чтобы потом меньше головной боли было в суде:sm Статья ГК РФ Письменная форма сделки 1.

  • Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации
  • Нужно ли ставить печать в исходящих письмах на фирменных бланках с подписью директора
  • Нормативка нужно ли на фирменном бланке ставить печать
  • Нужна-ли печать на бланке предприятия?
  • Голосование:
  • Ставиться ли печать на сопроводительном письме с отправкой документов (переписка
  • Как писать важные письма по ГОСТу

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Все права на материалы, размещенные на сайте, защищены законодательством об авторском праве и смежных правах и не могут быть воспроизведены или каким либо образом использованы без письменного разрешения правообладателя и проставления активной ссылки на главную страницу портала Ева. Ру www. За содержание рекламных материалов редакция ответственности не несет.

Согласие с условиями использования. Наш сайт использует файлы cookies, чтобы улучшить работу и повысить эффективность сайта. Отключение файлов cookie может привести к неполадкам при работе с сайтом. Продолжая использование сайта, вы соглашаетесь с использованием нами файлов cookies. Close navigation Eva.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Сургучная печать без сургуча (4 способа)

Нужно ли ставить печать в исходящих письмах на фирменных бланках с подписью директора

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.

Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др. По своему назначению печати подразделяются на основные гербовые и печати юридических лиц и вспомогательные простые. В статье 4 Федерального конституционного закона от

Жуманова, юрист по вопросам. Существует ли закон о том, где коммерческие организации должны ставить печать? К примеру, есть закон для госслужб, где есть перечень документов.

Печать — это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов. С юридической точки зрения печать — это реквизит документа.

Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица часть первая п.

Нормативка нужно ли на фирменном бланке ставить печать

Информационное письмо можно написать в произвольной форме и приложить к нему копию приказа или выписку из Положения о печатях и штампах общества о том, что печать используется как основная для договоров, накладных, доверенностей. Помимо основной печати компания может использовать в своей работе дополнительные штампы.

Законодательством это не запрещено. Ваша компания решила сделать печать, скажем, для отдела продаж? Тогда стоит принять во внимание несколько важных моментов. В любом случае порядок применения печатей для структурных подразделений рекомендуем закрепить в локальном акте организации.

В нем пропишите, сотрудники каких отделов могут использовать печати в своей работе.

Нужна-ли печать на бланке предприятия?

Если, например, печать в компании осталась, а в бланках, которые организация использует в своей работе предусмотрено для нее место, то лучше, чтоб она стояла. В случае возникновения каких либо ситуаций, это позволит избежать лишних споров.

Применение печати обязательно для операций с кассовыми, расчетными документами, бланками строгой отчетности, а также для большинства кадровых документов. Печать и ИП: нужна или нет Действующим законодательством уже не первый год предусмотрена возможность для ИП не иметь печати в своей работе.

Однако, по желанию предпринимателя, он может использовать в своей работе печать.

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса. Попробовать бесплатно.

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина. Не все онлайн-кассы одинаково полезны для интернет-магазина. Читать статью. Как накликать внеплановую проверку.

Голосование:

Список сообщений Новая тема. Ставится ли печать фирмы. Можно печать не ставить, если письмо выполнено на бланке организации: Я письмо напечатала, на фирменной официальном бланке, за подписью Ген. А как мне это можно объяснить правильно Есть нормативные акты, предписывающие обязательность печати.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как сургучем запечатать конверт, наливной сургуч и сургучные таблетки Сургучевать крафтовый конверт

Исключительное право выступает в качестве дополнительного и относится к праву на использование фирменного наименования.

Если лицо, обладающее правом или пользователь правом, объявляется неплатежеспособным, то есть банкротом, то приобретает законную силу прекращение обязательств на основании резолюции суда, признающего лицо банкротом.

Этот случай относится к специфическому, поэтому делается запись об упразднении договора в государственных органах. Смотрите также видео об одностороннем расторжении договора Структура уведомления Порядок процедуры расторжения договора установлен ст.

По строго определенному порядку составляется письмо о расторжении договора на оказание услуг образец , которого должен отвечать правилам делопроизводства. Образец также включает в себя обязательные реквизиты автора, наименование документа.

Ставиться ли печать на сопроводительном письме с отправкой документов (переписка

Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Чего указывать не надо Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит.

Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Какое письмо заверяется печатью В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р , печать, заверяющая подлинность подписи Справка Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. У Вас есть ответ на этот вопрос?

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Белкомархива от Как правило, печатью заверяют исходящие письма, требующие дополнительного удостоверения. К ним относятся: гарантийные, финансового содержания, направляемые в налоговые, таможенные органы, банки и т.

Как писать важные письма по ГОСТу

Подскажите пожалуйста, нужно ли ставить печать в исходящих письмах, если оно письмо на фирменном бланке и подписано директором? Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Настоящий сайт не является средством массовой информации.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Вставка печати и подписей

Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет. Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью.

Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких — простая.

Смотря что на этом бланке написано.

Re: Ставится ли печать фирмы Да. Дата регистрации: Внимание ОльгаС Вам известен такой документ? Аноним

Источник: https://grsh-electro.ru/voprosi-yuristu/stavitsya-li-pechat-na-ofitsialnih-pismah.php

Какие письма нужно заверять печатью

Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация.

На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой.

В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
  • номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам.

Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее  письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой — квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся — используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документаВид печати
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подрядаПриравненная к гербовой
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристикиПростая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средствПриравненная к гербовой
Локальные нормативные акты работодателяПриравненная к гербовой
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломыПростая печать (структурного подразделения)
Трудовые книжкиПриравненная к гербовой

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо к документам

Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

  • Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
  • Рубрика Оформление документов
  • 4.88
  • 0 комментариев
  • 16901 просмотр
  • Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо»

Речевые шаблоны

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования»«дляознакомления»«дляподписания»«длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Какмы уже определили, главное в сопроводительномписьме к документам – приложения.Поэтому особое внимание мы уделимвопросу оформления именно этогореквизита.

Независимо от того, как будетоформлено приложение, практика деловогообращения требует полного перечисленияприложенных к письму документов, указанияколичества экземпляров и количествалистов в каждом из них.

Если этойинформации не будет, сопроводительноеписьмо потеряет всякий смысл.

Итак, когдао направляемых документах уже сообщаетсяв тексте письма,вновь перечислять их названия не стоит.Достаточно указать количество листови экземпляров. См. Пример 1.

Пример1

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано втексте письма)

Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример2

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано вотметке о его наличии)

Хотяв ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что приперечислении нескольких приложений вотметке об их наличии обобщающееслово перед двоеточием стоит в единственномчисле «Приложение:», в подобных случаяхвсе-таки рекомендуем писать его вомножественном числе «Приложения:», какмы показали в Примере 2.

Во-первых,это правильно с точки зрения правилрусского языка.

И во-вторых, разработчикиэтого ГОСТа сами потом «исправились»,когда стали давать разъясненияотносительно его применения в своихметодических рекомендациях. См. цитатыдвух этих документов ниже.

Но многиеупорно продолжают писать слово«Приложение:» в единственном числе,даже если за ним следует список изнескольких документов. Не делайте так,и мы объяснили почему.

Фрагментдокумента

ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации.Унифицированная системаорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов»

3.21….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров; при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Фрагментдокумента

Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлениюдокументов. Методические рекомендациипо внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16….Если письмо имеет приложение, неназванное в тексте, то указывают егонаименование, число листов и числоэкземпляров, при наличии несколькихприложений их нумеруют:

Разночтениявстречаются и относительно того, какписать слово «приложение» в текстеписьма: смаленькой или большой буквы, со знаком«№» или без.

Дело в том, что указатьнаименование прилагаемого документав тексте сопроводительного письма можнопо-разному; сравните сами, глядя наПример 3: во втором случае уместно указатьв скобках, что документ являетсяприложением, а в последующих случаяхпоказываем, как по-разному это можносделать. Все варианты корректны, простов письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводствусвоей организации (или ином локальномнормативном акте, посвященном подобнымвопросам) выбрать и зафиксироватькакой-то один вариант, тогда единообразиебудет во всех документах и путаницы уисполнителей – меньше.

Пример3

Различныеспособы указания наименования приложенияв тексте письма

Длясброшюрованного приложения количестволистов можно не указывать (Пример 4).

Пример4

Описаниесброшюрованного приложения

Когдаприложений настолько много, что удобнееперечислить их на отдельном листе (онбудет называться «Опись приложений кписьму от… №…»), в письме будет достаточносослаться на такую опись (Пример 5).

Пример5

Еслиприложений так много, что их удобнееперечислить в отдельной описи

Еслиже вы прикладываете к своему письмудругое письмо, имеющее собственноеприложение, об этом нужно сообщитьадресату (Пример 6).

Пример6

Приложениек письму имеет собственное приложение

Наконец,если ваше письмо адресовано сразунескольким организациям, а приложение– только одной из них (другие получаютписьмо лишь для ознакомления), об этомтоже следует сказать (Пример 7).

Пример7

Приложениенаправляется только одному получателюписьма из нескольких

Отметкуо наличии приложений оформляют нижетекста письма и выше подписи. Обычноэти расстояния (отступы) делают одинаковымии равными примерно 2-3 межстрочныминтервалам (это хорошо показано наобразце оформления целого письма вПримере 9).

Пообщему правилу, если документ имеетприложения, то на нем оформляется отметкаоб их наличии ниже текста и выше подписи,а на прилагаемых документах (у каждогов верхней правой части первого листа)пишется, приложением к какому документуони являются (с обозначением номераприложения, если их несколько), как вПримере 8.

Пример8

Номерприложения и данные основного документана 1 листе приложения

Носопроводительное письмо несет учетнуюфункцию пересылаемых документов,выступая в роли некой описи вложений вконверт, реально же пересылаютсядокументы, поименованные в таком письмев качестве приложений.

Если бы письмоимело другую функцию (например, былоофертой, делая предложение подписатьдоговор и перечисляя условия предлагаемогосотрудничества), то «ключевым» по смыслудокументом было бы письмо, а прилагаемыедокументы лишь помогали бы ему выполнитьсвою функцию.

Но речь идет о сопроводительномписьме, и в этом случае не стоит «портить»пересылаемые документы информацией об«описи вложения в конверт» – т.е. такуюотметку на них оформлять не нужно!

Источник: https://StudFiles.net/preview/3349143/

Регистрация входящих документов

Нужно ли ставить печать на сопроводительном письме

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Юрист Адамович
Добавить комментарий