Порядок и условия хранения эксплуатационной документации приказ образец

Приказ о хранении документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации приказ образец

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

Кто составляет приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам?

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Когда составляется приказ о хранении документов в организации

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

приказа о хранении документов в 2017 году

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Образец приказа о хранении документов

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

Передача документов на хранение в архив организации

ООО «РИТМ»

г. Москва                                                                                                  «_17_» октября 2016 г.

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

4. Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

Директор                                         О.Ю.Маев

С приказом ознакомлены:

Иванова И.И.

Сидорова С.С

Петров П.П.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210667-qqq-16-m9-prikaz-o-hranenii-dokumentov

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации приказ образец

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации приказ образец

Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

ООО «РИТМ»

г. Москва «_17_» октября 2016 г.

ПРИКАЗ № 213

О хранении документов

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

3.

Изъятые по делу об административном правонарушении денежные средства вносятся на специальный счет по учету средств, поступающих во временное распоряжение органа внутренних дел.

Должностное лицо, изъявшее денежные средства по делу об административном правонарушении, не позднее следующего рабочего дня передает их с копией протокола об изъятии в финансово-экономическое подразделение органа внутренних дел, которое выдает указанному должностному лицу квитанцию к приходному ордеру, приобщаемую к материалам дела об административном правонарушении.

9. Сотрудник, ответственный за сохранность изъятых вещей и документов, помещенных в специальное помещение 4 , назначается приказом начальника органа внутренних дел.

10.
Сотрудник, ответственный за сохранность изъятых вещей, принимает на хранение изъятые вещи и документы по акту приема-передачи (приложение N 1).

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке хранения вещей, явившихся орудиями совершения или предметами административного правонарушения, и документов, имеющих значение доказательств по делу об административном правонарушении.

2. Министрам внутренних дел, начальникам главных управлений, управлений внутренних дел по субъектам Российской Федерации:

2.1. Обеспечить изучение личным составом подчиненных подразделений органов внутренних дел и выполнение требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом.

2.2.
Осуществить организационно-практические меры по выделению в органах внутренних дел помещений для хранения вещей, явившихся орудиями совершения или предметами административного правонарушения, и документов, имеющих значение доказательств по делу об административном правонарушении, в соответствии с Инструкцией, утвержденной настоящим приказом.

3.

Образец формы общего приказа по электрохозяйству

Этим нормативным документом руководитель организации решает несколько задач:

  • распределяет ответственность, назначает уполномоченных за безопасную эксплуатацию электрооборудования из числа руководителей и специалистов;
  • назначает состав комиссии по проверке знаний норм и правил работы с электроустановками;
  • определяет ответственного за проведение инструктажа по электробезопасности;
  • делегирует отдельным работникам права выдачи нарядов на работы;
  • утверждает список персонала, которому положено иметь соответствующую группу по электробезопасности;
  • определяет порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок и т.

Кроме того, на каждом предприятии должны быть:

  • должностные инструкции по охране труда на каждое рабочее место, связанное с эксплуатацией электрооборудования (в том числе для персональных компьютеров, пункт 1.8.1. Правил, утвержденных Приказом Минэнерго от 13.01.2003 № 6);
  • генеральный план территории, который включает в себя подземные электротехнические коммуникации;
  • технические паспорта основного электрооборудования.

Непроизводственные компании

Если организация не занимается производством, и электрохозяйство состоит только из вводно-распределительных устройств (обычная электрическая сеть), к которым подключено оборудование с потребляемым напряжением не выше 380 В, руководитель такого предприятия имеет право не издавать приказ о назначении ответственного за электрохозяйство.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

О передаче изъятых вещей и документов судье, другому органу, должностному лицу или возврате их владельцу в журнале учета производятся соответствующие записи.

1 Далее — «изъятые вещи и документы».

2 Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N27, ст. 3360; 2002, N30, ст. 3057; 2004, N 8, ст. 663; N 47, ст. 4666; 2009, N 12, ст. 1429.

3 Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 51, ст. 5080; 2006, N 1, ст. 153.

4 Далее — «сотрудник, ответственный за сохранность изъятых вещей».

rg.ru

Смотрите еще:

  • Ржд собственность Положение о порядке отчуждения имущества ОАО РЖД в федеральную собственность, собственность субъекто (ред. от 23.04.2009) распоряжением ОАО «РЖД» от 14 апреля 2005 г.

К примеру, для машин приводятся следующие сведения:

  • Меры безопасности.
  • Пуск двигателя.
  • Трогание с места, изменение скорости.
  • Правила обкатки и пр.

Техобслуживание

В этом разделе описываются:

  • Периодичность и виды технического обслуживания изделия.
  • Перечень мероприятий для ТО.
  • Правила выполнения операций по техобслуживанию.
  • Периодичность замены топливно-смазочных материалов. При этом указываются участки использования ТСМ, норма расхода и пр.
  • Регулировочные параметры.
  • Правила проверки изделия после техобслуживания.

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации

Подлинники ЭД подлежат обязательному учету.

Внимание При приемке проектной и исполнительной документации для учета и хранения проверяется комплектность документации, наличие установленных подписей и дат, правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов.

5. Все подлинники проектной и исполнительной документации, принятые на хранение, регистрируются [ указать способ регистрации ]. При регистрации заполняются следующие реквизиты: [ вписать нужное ].

Источник: http://metkons.ru/poryadok-i-usloviya-hraneniya-ekspluatatsionnoj-dokumentatsii-prikaz-obrazets

Перечень нормативно-технической документов (НТД)

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации приказ образец

         У каждого ответственного за электрохозяйство должен составлен перечень (утвержденный  руководителем) нормативно-технической документации согласно ПТЭЭП Глава 1.8. см. ссылку техническая документация

Для начало составим минимальный перечень документов:

Посмотреть
1 Приказ о об организации безопасной эксплуатации электроустановок ➡
 2Приказ о назначении работников, ответственных  за электрохозяйство ➡
 3Генеральный план с нанесенными зданиями, сооружениями и подземными электротехническими коммуникациями;  ➡
 4Схемы электроснабжения (принципиальная, однолинейная и т.д.) ➡
 5 Паспорт заземляющего устройства (акт освидетельствования скрытых работ, схема ЗУ, протокол испытаний ЗУ)
 6 Акты разграничений сетей по балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности сторон ➡
 7Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок ➡
 8Приказ о закрепление систем учета электроэнергии за работником
9Приказ о системе нумерации нарядов, бланков переключений, средств защиты и переносных электроприемников
10Распоряжение о закреплении электроустановок за оперативным (оперативно-ремонтном) персоналом ➡
 11Перечень должностей электротехнического и электротехнологического персонала, которым необходимо иметь группу (II-V) по электробезопасности в электроустановках до (до и выше) 1000 В
 12Приказ о порядке присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу  ➡
13Перечень выполняемых по нарядом в электроустановках до 1000 В
14Перечень выполняемых по распоряжению в электроустановках до и выше 1000 В
15Перечень работ выполняемых в порядке текущей эксплуатации в электроустановках до 1000 В
 16Перечень профессий и рабочих мест, требующих отнесения персонала к группе I по электробезопасности (неэлектрический персонал)  ➡
17Приказ о порядке присвоения группы I по электробезопасности неэлектротехническому персоналу
18Программа проведения инструктажанеэлектротехнического персонала на группу Iпо электробезопасности
19Форма журнала на присвоения 1 группы по электробезопасности неэлектрическому персоналу
20Список лиц имеющих право ведения оперативных переговоров с энергоснабжающей организацией
21Положение об энергослужбе ООО / ИП
22Должностная инструкция ответственного за электрохозяйство (главного энергетика)
23Оперативный журнал
24Журнал дефектов и неполадок электрооборудования
25Журнал учета работ в электроустановках по нарядам и распоряжениям
26Бланки, ведомости и протоколы для проведения проверок параметров электрооборудования. (Примеры протоколов даны как иллюстрация, т.к. выдаёт их только электролаборатория).

Для небольшого электрохозяйства ООО или ИП (не занимающихся производственной деятельностью, см. 1.2.5. ПТЭЭП в разделе энергетику НТД)  будет вполне достаточно этого перечня, далее утверждаем сам  перечень НТД.

Источник: https://energetik.com.ru/energetik/perechen-normativno-texnicheskoj-dokumentov-ntd

Документация эксплуатационная: порядок и условия разработки и хранения

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации приказ образец

Для обеспечения использования изделий по назначению разрабатывается специальная эксплуатационная документация по ГОСТ 2.601-2013. Самым распространенным ее примером является инструкция. Рассмотрим подробнее особенности эксплуатационной документации.

Определение

Оно раскрывается в указанном выше ГОСТе.

Эксплуатационной документацией называют конструкторские бумаги, которые самостоятельно либо в совокупности с иными актами устанавливают правила использования изделия.

В ней также отражаются данные, подтверждающие гарантированные производителем показатели основных характеристик и параметры объекта, сведения о техобслуживании и продолжительности использования.

Требования к эксплуатационной документации (ЭД)

ЭД должна содержать сведения об изделии в объеме, достаточном для обеспечения нормального и безопасного его функционирования на протяжении всего срока, определенного производителем. При необходимости в проектно-эксплуатационную документацию включают указания о требуемом уровне квалификации обслуживающего персонала.

Виды, форма выполнения (бумажная или электронная), комплектность ЭД определяется разработчиком. При этом он должен учитывать требования техзадания и положения ЕСКД (единой системы конструкторской документации).

Существует перечень сведений, которые в обязательном порядке включаются в состав эксплуатационной документации:

  • Ремонтные и обслуживающие мероприятия.
  • Условия и продолжительность функционирования изделия, действия пользователя по истечении установленного срока, последствия их невыполнения.
  • Транспортировка и хранение.
  • Правила использования.
  • Основные дефекты и порядок их устранения.
  • Правила утилизации изделия и его элементов.
  • Гарантии производителя.
  • Сведения о ключевых параметрах и свойствах изделия.
  • Информация о приемке.
  • Реквизиты стандарта, требованиям которого должно соответствовать изделие.

В ЭД должны присутствовать ссылки только на те документы, которые включены в ведомость для конкретного изделия. В ней также приводятся обозначения техусловий и стандартов, согласно которым изготовлено изделие (материал, запчасть, сборочная единица и пр.).

Теоретическая основа

Разработка эксплуатационной документации осуществляется в соответствии с конструкторскими решениями, на базе опыта использования подобных изделий.

Немаловажное значение имеют результаты анализа технологичности объекта в целом и его составных элементов.

В основу разработки также закладываются материалы исследований безопасности и надежности эксплуатации изделий данного типа и аналогичных продуктов другого вида.

В перечень эксплуатационной документации входят текстовые и графические материалы, которые в совокупности либо по отдельности позволяют получить представление об изделии и определяют порядок его использования.

В соответствии с ГОСТом, ЭД бывают следующих видов:

  • РЭ – руководство по эксплуатации. В нем содержится информация о конструкции, характеристиках, принципе действия изделия, необходимые для правильного и безопасного его использования. В руководстве также описываются методы оценки технического состояния объекта при необходимости проведения ремонта, правила утилизации.
  • ИМ – инструкция по монтажу (регулировке, пуску, обкатке). Оформление эксплуатационной документации этого вида осуществляется в случае, если сведения пуско-наладочных работах невозможно или нецелесообразно отражать в РЭ.
  • ФО – формуляр. В этом документе указываются гарантии производителя, величины основных характеристик и параметров, информация о техническом состоянии изделия. В формуляре также содержатся сведения о сертификации, правила утилизации. В этом документе присутствуют графы, в которых в ходе эксплуатации делаются различные отметки: о продолжительности и условиях работы, техобслуживании, хранении, ремонте и пр.
  • ПС – паспорт. В этом документе отражаются гарантии производителя, основные характеристики и параметры изделия, данные о сертификации и правила утилизации.

Дополнительные виды бумаг

В состав эксплуатационной документации могут входить:

  • КДС – каталог деталей, сборочных единиц. В нем приводятся не только наименования соответствующих элементов, но и отражаются сведения об их количестве, расположении, конструктивных особенностях, взаимозаменяемости, материалах, из которых они выполнены. КДС разрабатывают в случае, когда для изделия в процессе его эксплуатации предусмотрены многократные ремонты либо замены запчастей.
  • НЗЧ. В этом документе отражается номенклатура запчастей, их количество, необходимое на время эксплуатации изделия.
  • НМ. В этом документе указывается номенклатура материалов, их количество, необходимое на период эксплуатации.
  • Ведомость комплекта инструмента, запчастей, принадлежностей, необходимых на срок использования изделия. В документе содержатся сведения об их номенклатуре, количестве, назначении, местах расположения. Если количество запчастей, инструмента и принадлежностей небольшое, ведомость не разрабатывают. Все необходимые сведения в таком случае отражают в паспорте или формуляре.
  • Учебно-технические материалы. Они включают в себя иллюстрации, на которых отражаются сведения о конструкции изделия, принципе действия, методах использования и техобслуживании.

Комплектность и места укладки бумаг, поставляемых вместе с объектом, определяются в ведомости эксплуатационной документации. Она составляется в обязательном порядке, если в состав ЭД входит два или более самостоятельных документа.

Структура

Эксплуатационная документация включает в себя следующие разделы:

  • Введение.
  • Описание и функционирование.
  • Использование по назначению.
  • Техобслуживание.
  • Текущий ремонт.
  • Транспортировка.
  • Хранение.
  • Утилизация.

Введение

В этом разделе описываются назначение и содержание документа, необходимый уровень квалификации обслуживающего персонала. Во введении также присутствуют указания на действие положений ЭД на другие модификации изделия и прочая информация.

К примеру, для машин и их частей, способных при определенных условиях создавать угрозу для здоровья/жизни граждан, приводят данные о видах опасности.

Описание и функционирование

В этом разделе присутствует два подраздела. В первом отражаются сведения о назначении изделия, технические характеристики, устройство, состав, функционирование. Здесь же присутствуют сведения об измерительных устройствах, принадлежностях, инструментах, пломбировании, маркировке и пр. Во втором подразделе приводят общие сведения об элементах изделия.

Использование по назначению

В этом разделе описываются ограничения, приводятся правила подготовки изделия к работе, порядок безопасной эксплуатации. К примеру, для машин приводятся следующие сведения:

  • Меры безопасности.
  • Пуск двигателя.
  • Трогание с места, изменение скорости.
  • Правила обкатки и пр.

Классификация ЭД

В перечень эксплуатационной документации входят текстовые и графические материалы, которые в совокупности либо по отдельности позволяют получить представление об изделии и определяют порядок его использования.

В соответствии с ГОСТом, ЭД бывают следующих видов:

  • РЭ – руководство по эксплуатации. В нем содержится информация о конструкции, характеристиках, принципе действия изделия, необходимые для правильного и безопасного его использования. В руководстве также описываются методы оценки технического состояния объекта при необходимости проведения ремонта, правила утилизации.
  • ИМ – инструкция по монтажу (регулировке, пуску, обкатке). Оформление эксплуатационной документации этого вида осуществляется в случае, если сведения пуско-наладочных работах невозможно или нецелесообразно отражать в РЭ.
  • ФО – формуляр. В этом документе указываются гарантии производителя, величины основных характеристик и параметров, информация о техническом состоянии изделия. В формуляре также содержатся сведения о сертификации, правила утилизации. В этом документе присутствуют графы, в которых в ходе эксплуатации делаются различные отметки: о продолжительности и условиях работы, техобслуживании, хранении, ремонте и пр.
  • ПС – паспорт. В этом документе отражаются гарантии производителя, основные характеристики и параметры изделия, данные о сертификации и правила утилизации.
Юрист Адамович
Добавить комментарий