Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Достаточно указать количество листови экземпляров. См. Пример 1.

Пример1

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано втексте письма)

Еслиприложение не обозначено в текстеписьма, помимо количественных данныхнужно указать его название. Если пакетвключает в себя несколько документов,приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример2

Фрагменттекста и отметка о наличии приложения(наименование приложения указано вотметке о его наличии)

Хотяв ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что приперечислении нескольких приложений вотметке об их наличии обобщающееслово перед двоеточием стоит в единственномчисле «Приложение:», в подобных случаяхвсе-таки рекомендуем писать его вомножественном числе «Приложения:», какмы показали в Примере 2.

Во-первых,это правильно с точки зрения правилрусского языка.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.


Внимание Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

Важно Сопроводительное письмо — это немного другой документ, перед которым стоят иные задачи.

Сопроводительное письмо в роспотребнадзор: образец

Перед проведением медосмотра в Роспотребнадзор подаются списки контингента и поимённые списки. Для их подачи необходимо приложить сопроводительное письмо, на котором ставится отметка о приёме. Письмо составляется в двух экземплярах.

Сопроводительное письмо и другие документы для профосмотра рекомендуем передавать в Роспотребнадзор самостоятельно, а не по почте.

Это значительно ускорит время их прохождения.

Образец заполнения сопроводительного письма, бланк

Сопроводительное письмо к спискам контингента и поимённым спискам составляется на бланке организации. Письмо адресуется в территориальный отдел Роспотребнадзора, который курирует вашу организацию.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу.

В ней должны присутствовать такие графы:

  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться.

ТПК «Первая торговая сеть»

Менеджеру по персоналу Жилиной С.Н.

15 марта 2010 года

Уважаемая Светлана Николаевна,

На сайте www.web-resume.com.ua я получила информацию о том, что в Вашей компании есть вакансия на должность ( название должности ).

Меня интересует эта вакансия, так как на данный момент она является наиболее интересной для меня сферой деятельности.

Я имею пятилетний опыт работы в должности ( название должности ). Являюсь специалистом по ( сфера деятельности ). Имею навыки ( перечень основных профессиональных навыков ).

Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме.

Начните письмо в уважительной форме, например так: «Уважаемый Николай! В ответ на вашу вакансию «главный бухгалтер», размещенную в интернете, высылаю свое резюме». Для того чтобы правильно составить вступление, напишите на листке бумаги несколько вариантов и выберите наиболее подходящий.

  • Не пишите в сопроводительном письме о Ваших карьерных амбициях. Избегайте выражений, вроде, «я ищу работу, где смогу применить свои навыки с дальнейшим продвижением по карьерной лестнице». Подобное эгоистичное отношение только отпугнет работодателя, нежели произведет впечатление. Кроме того, предварительное ознакомление с деятельностью компаний поможет Вам обращаться только в те из них, которые заинтересованы в профессиональном продвижении своих сотрудников. Не тратьте впустую время читателя, требуя привилегий, прежде чем Вы проявили себя на работе.
  • Никогда не упоминайте о своей зарплате.

Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

Источник: http://metkons.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-v-rospotrebnadzor-obrazets

Сопроводительное письмо в роспотребнадзор образец

Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Описание:

Сопроводительное письмо к спискам контингента и поимённым спискам составляется на бланке организации. Как правильно написать сопроводительное письмо. Списки контингента и поимённый список. Бесплатная консультация и помощь юриста! Текст данного документа пишется в произвольной форме. Образец сопроводительного письма к документам.

Конкретные рекомендации и примеры. Шаблоны и примеры деловых писем – working-papers.ru. Результаты поиска образец сопроводительного письма для роспотребнадзора. Кто должен подписывать сопроводительное письмо 4. Сопроводительное письмо к спискам в Роспотребнадзор: образец заполнения, рекомендации, подача. В нашем полезном блоге.

Составление сопроводительного письма к документам 3.

Как написать сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – это пример и образец делового стиля переписки. Оно является неотъемлемой частью резюме.

Оно должно сказать работодателю: “Я именно тот человек, который Вам нужен. Я имею уникальные профессиональные навыки и опыт, которые помогут вашей компании. Я надеюсь на дальнейшее сотрудничество так же, как и Вы”.

Иными словами, сопроводительное письмо – это реклама Вашего резюме.

Эффективное сопроводительное письмо должно представлять Вас в выгодном свете и побудить читателя к более тщательному изучению Вашего резюме.

Шесть правил написания сопроводительного письма

Чтобы составить грамотное письмо, Вам нужно придерживаться следующих правил:

  1. Сосредоточьтесь на потребностях работодателя и укажите, что Вы способны решить задачи стоящие перед компанией. Ваше сопроводительное письмо должно сказать (кратко и лаконично): “Я – ответ на все Ваши вопросы”.
  2. Покажите в сопроводительном письме, что Вы знакомы со спецификой работы данной компании. Сегодня в интернете можно найти практически любую информацию, связанную с деятельностью организации. Укажите в письме, что Вы можете быть полезны в той или иной сфере деятельности, можете помочь решить ту или иную проблему. Тогда наряду с другими кандидатами, которые только просят трудоустройства, Вы будете выглядеть в глазах работодателя человеком, готовым высказать определенные предложения по деятельности компании.
  3. Кратко опишите в письме свою квалификацию и профессиональные достижения. Не пытайтесь пересказать резюме, но в тоже время включите достаточно интересные о себе данные, чтобы вызвать интерес у работодателя. Сопроводительное письмо должно быть составленно таким образом, чтобы работодатель захотел Вам позвонить, даже не читая Ваше резюме.
  4. Покажите свою заинтересованность в предлагаемой работе. Это должно стать главной темой сопроводительного письма. Не повторяйте ошибки 90% претендентов, которые говорят: “Дайте мне работу, чтобы сделать карьеру и заработать много денег”. Вместо этого передайте в сопроводительном письме следующий смысл: “Я буду рад применить свои профессиональные навыки и знания для решения задач и проблем, стоящих перед Вашей компанией”.
  5. Укажите в сопроводительном письме, что Вы готовы пройти в компании личное собеседование или интервью, в ходе которого Вы сможете более полно и точно предоставить дополнительную информацию о себе. Это не будет считаться грубым тоном с Вашей стороны.
  6. Постарайтесь написать сопроводительное письмо кратко и лаконично. Для многих соискателей это наверно самая большая проблема. Очень часто сопроводительные письма, написанные даже профессиональными работниками кадровых служб, утопают в различных деталях, за счет чего объем письма вырастает до двух страниц. Уважайте время человека, читающего Ваше сопроводительное письмо. Не пишите более пяти или шести параграфов.

Четыре ошибки, которые нужно избегать

Чтобы Ваше сопроводительное письмо не попало в мусорную корзину, необходимо при написании избегать распространенных ошибок.

Приведем наиболее популярные четыре ошибки:

  1. Не делайте большое вступление. В некоторых сопроводительных письмах для вступительного слова отводится два или даже три параграфа, что недопустимо. Начните письмо в уважительной форме, например так: “Уважаемый Николай! В ответ на вашу вакансию “главный бухгалтер”, размещенную в интернете, высылаю свое резюме”. Для того чтобы правильно составить вступление, напишите на листке бумаги несколько вариантов и выберите наиболее подходящий.
  2. Не пишите в сопроводительном письме о Ваших карьерных амбициях. Избегайте выражений, вроде, “я ищу работу, где смогу применить свои навыки с дальнейшим продвижением по карьерной лестнице”. Подобное эгоистичное отношение только отпугнет работодателя, нежели произведет впечатление. Кроме того, предварительное ознакомление с деятельностью компаний поможет Вам обращаться только в те из них, которые заинтересованы в профессиональном продвижении своих сотрудников. Не тратьте впустую время читателя, требуя привилегий, прежде чем Вы проявили себя на работе.
  3. Никогда не упоминайте о своей зарплате. Даже если в одной из рубрик объявления работодатель просит указать получаемую ранее заработную плату. Причина? Работодатели используют эти сведения, чтобы отсеить кандидатов, которые являются либо слишком дорогостоящими, либо недостаточно квалифицированными, что мешало им зарабатывать ранее больше денег. Упоминание о предыдущих заработках может только сократить Ваши шансы на трудоустройство. Решение? Включите эти пять магических слов в конце Вашего сопроводительного письма: “Условия моей зарплаты являются договорными”.
  4. Никогда не пишите, почему Вы оставили прежнюю работу. Некоторые люди чувствуют себя вынужденными объяснить, почему они так долго (или так недолго) оставались на предыдущих местах работы. Не надо. Лучше заранее подготовьте ответы на любые сложные вопросы о Вашем трудовом стаже. и приберегите их для собеседования при приеме на работу. А пока не время для признаний. Не пишите в сопроводительном письме то, что может насторожить работодателя.

Немного о стиле написания сопроводительного письма

Некоторые утверждают, что сопроводительное письмо не должно содержать таких слов, как “Я” или “Вы”. Абсолютно неверно. Подобное обращение является совершенно приемлемыми в современной деловой переписке.

Сопроводительное письмо не исключение. Если Вы считаете употребление данных форм неудобным при написании письма, тогда откажитесь от них. Только не забывайте придерживаться одного стиля на протяжении всего письма.

Печать сопроводительного письма

Когда пришло время напечатать свое сопроводительное письмо (только на лазерном принтере!), используйте стандартную белую писчую бумагу, желательно не плотную. Нет ничего страшного, если Вы используете для написания резюме более плотную бумагу. Сопроводительное письмо – это немного другой документ, перед которым стоят иные задачи.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО В РОСПОТРЕБНАДЗОР: ОБРАЗЕЦ

Перед проведением медосмотра в Роспотребнадзор подаются списки контингента и поимённые списки. Для их подачи необходимо приложить сопроводительное письмо, на котором ставится отметка о приёме. Письмо составляется в двух экземплярах.

Сопроводительное письмо и другие документы для профосмотра рекомендуем передавать в Роспотребнадзор самостоятельно, а не по почте. Это значительно ускорит время их прохождения.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА, БЛАНК

Сопроводительное письмо к спискам контингента и поимённым спискам составляется на бланке организации. Письмо адресуется в территориальный отдел Роспотребнадзора, который курирует вашу организацию. В теле письма указывается просьба о приёме списков и указывается перечень приложений. Письмо подписывает руководитель предприятия и оно заверяется его печатью.

Примеры сопроводительных писем

В данном разделе можно скачать примеры профессионально составленных сопроводительных писем.

Только на нашем сайте сопроводительные письма составлены под каждую специальность отдельно. Таким образом, ваше сопроводительное письмо будет не шаблонным, а иметь свой индивидуальный стиль.

Все сопроводительные письма выполнены в текстовом редакторе Word и имеют расширение *.doc. Примеры можно использовать как готовые качественные шаблоны для составления своего варианта сопроводительного письма.

г. Донецк, пр. Кирова, 103, кв. 34

Анна Казачок, тел. 8 (062) 568-733

ТПК «Первая торговая сеть»

Менеджеру по персоналу Жилиной С.Н.

15 марта 2010 года

Уважаемая Светлана Николаевна,

На сайте www.web-resume.com.ua я получила информацию о том, что в Вашей компании есть вакансия на должность ( название должности ).

Меня интересует эта вакансия, так как на данный момент она является наиболее интересной для меня сферой деятельности.

Я имею пятилетний опыт работы в должности ( название должности ). Являюсь специалистом по ( сфера деятельности ). Имею навыки ( перечень основных профессиональных навыков ).

Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме. Буду, признательна за отклик и приглашение на собеседование в удобное для Вас время.

С уважением, Анна Казачок

Как написать сопроводительное письмо к документам?

Сопроводительное письмо к документам – это информационное письмо, прикладываемое к документации при ее отправке адресату и содержащее перечень отправляемых документов и их назначение. Скачать образец оформления сопроводительного письма к документам можно по ссылке в конце статьи.

Сопроводительное письмо пишется для того, чтобы адресат понял, для чего ему отправляются документы, что с ними нужно сделать (рассмотреть, подписать и т.д.). Обычно вся эта вспомогательная информация включается в текст сопроводительного письма.

Кроме того, в нем содержится перечень направляемых документов, указывается их наименование, количество экземпляров, количество листов. Эта полезная информация поможет адресанту доказать, что все необходимые документы отправлены, а адресату проверить, все ли документы, указанные в сопроводительном письме, он получил.

На заметку! Предлагаем также скачать примерные варианты оформления сопроводительного письма к договору – скачать. к коммерческому предложению – скачать. к резюме – скачать. в налоговую инспекцию – скачать .

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо к пакету документов образец – СИЗ, нормы, инструкции

Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Образец сопроводительного письма 2018 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

Источник: http://rossiz.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-paketu-dokumentov-obrazets/

Образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам в роспотребнадзор образец

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Юрист Адамович
Добавить комментарий